Pierwsza Rozmowa z klientem. Przygotowanie do współpracy.

Kiedy już znajdziesz klienta, to czeka cię wstępna pierwsza rozmowa decydująca, czy spełnisz oczekiwania klienta. Rozmowa z klientem jest bardzo ważna, bo od niej zależy czy nawiążemy współpracę, czy też nie, dlatego warto się do niej dobrze przygotować i ustalić wcześniej warunki współpracy z klientem.

Jak powinna wyglądać rozmowa z klientem, aby klient chciał podpisać z nami umowę? Czy powinniśmy się zgodzić na wszystko, o co klient prosi?

Przygotowanie do rozmowy

Załóżmy, że masz przed sobą pierwszą rozmowę z klientem i jak do każdej innej rozmowy musisz się odpowiednio przygotować. Przykładowo idąc na rozmowę o pracę, również wcześniej musiałaś zebrać informacje o firmie i warunkach pracy na danym stanowisku. W przypadku nawiązywania współpracy z klientem jako Wirtualna Asystentka to także jest rozmowa o pracę. Klient pełni tutaj rolę pracodawcy, który chce zlecić Ci pracę do wykonania. Rozmowa z klientem to negocjacje w biznesie, gdzie każda ze stron chce ugryźć jak najwięcej korzyści dla siebie. Umiejętność negocjowania jest bardzo ważna i pisałam o tym w poprzednim poście.

Pytania, które warto zadać klientowi…

Jaka jest historia jego firmy, co oferuje i jak działa? To pytanie jest ważne pod tym względem, że musisz wiedzieć, co będziesz robić dla klienta. Jaka jest misja jego firmy i czy pokrywa się z twoją misją. Jak postrzega klient swoją firmę, jak chciałby, aby była odbierana przez klientów, jakie ma cele, co chce osiągnąć? Nie można zapomnieć o problemach, bo zapewne skoro zwrócił się z prośbą o współpracę, to zapewne jakieś są.

Czy współpracował już wcześniej z inną Wirtualną Asystentką oraz jak przebiegała ta współpraca? Co skłoniło go do szukania pomocy w formie WA, jakie są jego oczekiwania wobec ciebie? Jakie są jego obawy w związku ze współpracą z Wirtualną Asystentką?

Czy warto zgadzać się na wszystko?

Początkujące WA, które jeszcze nie mają dużego doświadczenia, mają najwięcej trudności ze znalezieniem klienta. Klient w ogłoszeniu czasami podaje całą listę zadań, jakie oczekuje, że Wirtualna Asystentka za niego wykona. Zdarza się, że połowy obowiązków z listy nie potrafimy jeszcze wykonać. Bądź jest coś, co jest naszą piętą Achillesa. Jeżeli zdecydujemy się wysłać swoją ofertę, to powiedzmy już na początku klientowi o naszych słabych stronach. Zawsze warto podkreślać swojej atuty i umiejętności, które potrafimy robić najlepiej, ale nie ma człowieka, który nie robi błędów. Błędy są nauką na lepsze jutro. Wracając do pytania, czy warto zgadzać się na wszystko, czego klient oczekuje? To zależy już od Ciebie, ale jeżeli wiesz, że czegoś nie potrafisz zrobić, to powiedz o tym klientowi od razu. Nie mów, że szybko się tego nauczysz, chociaż wierzę w ciebie, że tak będzie, bo sama lubię uczyć się nowych rzeczy. Jeżeli coś Ci się nie podoba w tym co klient mówi, to mu to powiedz otwarcie. Rozmowa z klientem polega właśnie na negocjowaniu warunków współpracy korzystnej dla obu stron, a nie tylko dla klienta.

Na czym polega delegowanie zadań?

Musisz mu wyjaśnić zasady delegowania zadań, na czym to w ogóle polega, bo nie wszyscy klienci jeszcze wiedzą, jak prawidłowo delegować zadania WA, a także jakie zadania może oddelegować Tobie. Tutaj możesz wyjaśnić, w jaki sposób przy pomocy Asana czy Trello można łatwo zarówno komunikować się, jak i przede wszystkim przesyłać zadania do wykonania. Oba programy są intuicyjne i proste w obsłudze.

Forma komunikacji z klientem

Warto wspomnieć, w jakich programach bądź jakich narzędzi pracy używasz w pracy na co dzień, bądź klient, a także należy ustalić formę komunikowania się z klientem w razie ewentualnych pytań czy zadań. Dróg komunikacji z klientem jest wiele. Najprostszą formą jest telefon bądź mail, ale można posłużyć się innymi komunikatorami biznesowymi (Whatsapp, Zoom, Slack itp.)